viernes, 11 de septiembre de 2009
jueves, 10 de septiembre de 2009
martes, 11 de agosto de 2009
INATRANET
Una Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar . En la arquitectura de las Intranets se dividen el cliente y el servidor. El software cliente puede ser cualquier computadora local (servidor web o PC), mientras que el software servidor se ejecuta en una Intranet anfitriona. No es necesario que estos dos softwares, el cliente y el servidor, sean ejecutados en el mismo sistema operativo. Podría proporcionar una comunicación privada y exitosa en una organización.
Diferencia principal respecto a Internet [editar]
Se trata de un concepto relativo al acceso del contenido, por ello sería lo opuesto al término Web (World Wide Web) formado por contenidos libremente accesibles por cualquier público. No tiene que ver con la red física que se utiliza para definir conceptos como Internet o la red de área local (LAN). Lo que distingue una intranet de la Internet pública, es que las intranets son privadas, por lo que es imprescindible una contraseña para los usuarios.
Funciones de la Intranet [editar]
Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización. También es habitual su uso en universidades y otros centros de formación, ya que facilita la consulta de diferentes tipos de información y el seguimiento de la materia del curso.
Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles. Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de los empleados de un volumen importante de documentación. Los beneficios de una intranet pueden ser enormes. Estando tal cantidad de información al alcance de los empleados y/o estudiantes ahorrarán mucho tiempo buscándola.
Las Intranet también deberían cumplir unos requisitos de accesibilidad web permitiendo su uso a la mayor parte de las personas, independientemente de sus limitaciones físicas o las derivadas de su entorno. Gracias a esto, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistema. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. El resultado de esto es un aumento increible en la eficiencia acompañada de una reducción de costos.
Evolución de las Intranet [editar]
Debido a la libertad y la variedad de los contenidos y el número de sistemas de interconexión, las intranets de muchas organizaciones son bastante más complejas que sus propias páginas web, y los usuarios de la misma están creciendo a velocidad vertiginosa. Para hacerse una idea, según el diseño de Intranet anual de 2007 de Nielsen Norman Group, el número de páginas de intranets de los participantes era de 200.000 aproximadamente hasta el año 2005. Del año 2005 al 2007, en cambio, este número ha crecido hasta alcanzar la cota de los 6 millones.
Beneficios de las intranets de los centros docentes [editar]
1. Capacidad de compartir recursos (impresoras, escáner...) y posibilidad de conexión a Internet (acceso a la información de la Red y a sus posibilidades comunicativas).
2. Alojamiento de páginas web, tanto la del centro como de estudiantes o profesores, que pueden consultarse con los navegadores desde todos los ordenadores de la Intranet o desde cualquier ordenador externo que esté conectado a Internet.
3. Servicios de almacenamiento de información. Espacios de disco virtual a los que se puede acceder para guardar y recuperar información desde los ordenadores del centro y también desde cualquier equipo externo conectado a Internet. Cada profesor y cada estudiante puede tener una agenda en el disco virtual.
4. Servicio de e-mail, que puede incluir diversas funcionalidades (buzón de correo electronico, servicio de webmail, servicio de mensajeria instantanea...)
5. Foros, canales bidireccionales de comunicación entre los miembros de la comunidad escolar, que permiten el intercambio de opiniones, experiencias... Algunos de estos foros pueden estar permanentemente en funcionamiento, y otros pueden abrirse temporalmente a petición de algún profesor, grupo de alumnos... Por ejemplo, tablones de anuncios y servicios de chat y videoconferencia.
6. Instrumentos diversos que permiten, a las personas autorizadas a ello, la realización de diversos trabajos tales como gestiones de tutoría, plantillas que faciliten a profesores y alumnos la creacion de fichas, test, periodicos; gestiones de secretaria y direccion; de biblioteca; y gestiones administrativas como petición de certificados, trámites de matrícula, notas de los estudiantes, etc.
Diferencia principal respecto a Internet [editar]
Se trata de un concepto relativo al acceso del contenido, por ello sería lo opuesto al término Web (World Wide Web) formado por contenidos libremente accesibles por cualquier público. No tiene que ver con la red física que se utiliza para definir conceptos como Internet o la red de área local (LAN). Lo que distingue una intranet de la Internet pública, es que las intranets son privadas, por lo que es imprescindible una contraseña para los usuarios.
Funciones de la Intranet [editar]
Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización. También es habitual su uso en universidades y otros centros de formación, ya que facilita la consulta de diferentes tipos de información y el seguimiento de la materia del curso.
Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles. Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de los empleados de un volumen importante de documentación. Los beneficios de una intranet pueden ser enormes. Estando tal cantidad de información al alcance de los empleados y/o estudiantes ahorrarán mucho tiempo buscándola.
Las Intranet también deberían cumplir unos requisitos de accesibilidad web permitiendo su uso a la mayor parte de las personas, independientemente de sus limitaciones físicas o las derivadas de su entorno. Gracias a esto, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistema. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. El resultado de esto es un aumento increible en la eficiencia acompañada de una reducción de costos.
Evolución de las Intranet [editar]
Debido a la libertad y la variedad de los contenidos y el número de sistemas de interconexión, las intranets de muchas organizaciones son bastante más complejas que sus propias páginas web, y los usuarios de la misma están creciendo a velocidad vertiginosa. Para hacerse una idea, según el diseño de Intranet anual de 2007 de Nielsen Norman Group, el número de páginas de intranets de los participantes era de 200.000 aproximadamente hasta el año 2005. Del año 2005 al 2007, en cambio, este número ha crecido hasta alcanzar la cota de los 6 millones.
Beneficios de las intranets de los centros docentes [editar]
1. Capacidad de compartir recursos (impresoras, escáner...) y posibilidad de conexión a Internet (acceso a la información de la Red y a sus posibilidades comunicativas).
2. Alojamiento de páginas web, tanto la del centro como de estudiantes o profesores, que pueden consultarse con los navegadores desde todos los ordenadores de la Intranet o desde cualquier ordenador externo que esté conectado a Internet.
3. Servicios de almacenamiento de información. Espacios de disco virtual a los que se puede acceder para guardar y recuperar información desde los ordenadores del centro y también desde cualquier equipo externo conectado a Internet. Cada profesor y cada estudiante puede tener una agenda en el disco virtual.
4. Servicio de e-mail, que puede incluir diversas funcionalidades (buzón de correo electronico, servicio de webmail, servicio de mensajeria instantanea...)
5. Foros, canales bidireccionales de comunicación entre los miembros de la comunidad escolar, que permiten el intercambio de opiniones, experiencias... Algunos de estos foros pueden estar permanentemente en funcionamiento, y otros pueden abrirse temporalmente a petición de algún profesor, grupo de alumnos... Por ejemplo, tablones de anuncios y servicios de chat y videoconferencia.
6. Instrumentos diversos que permiten, a las personas autorizadas a ello, la realización de diversos trabajos tales como gestiones de tutoría, plantillas que faciliten a profesores y alumnos la creacion de fichas, test, periodicos; gestiones de secretaria y direccion; de biblioteca; y gestiones administrativas como petición de certificados, trámites de matrícula, notas de los estudiantes, etc.
lunes, 10 de agosto de 2009
TALLER 5
1.De acuerdo al tema de principios de la informática visto en clase, indique en el siguiente texto cuales son los principios que se aplican y justifique su respuesta
Pues la etica de la informatica en este caso se aplica desde el momento en que FARMATODO crea una pagina web en donde de sierta forma pide informacion del cliente prometiendo mantener en confidencialidad los datos que sus clientes no quieren que sean publicados, tambien en el momento en que hacen las actualizaciones de datos tienen una calidad de producto pues los clientes confian en ellos, brinadan conocimientos o mas bien asesorias a los clientes para conocer lo beneficios y ventajas.
2.Indique que principios de la informatica no manejan en el caso INTEL y que usted considere deberían aplicar para ejecutar un mejor proceso en el manejo de la información.
Pienso que tienen todo lo que se necesita. Pues tienen un buen manejo de la infromacion, confidelidad y ademas tienen la cpacidad de inspirar confianza a los clientes lo cual es muy importante.
Pues la etica de la informatica en este caso se aplica desde el momento en que FARMATODO crea una pagina web en donde de sierta forma pide informacion del cliente prometiendo mantener en confidencialidad los datos que sus clientes no quieren que sean publicados, tambien en el momento en que hacen las actualizaciones de datos tienen una calidad de producto pues los clientes confian en ellos, brinadan conocimientos o mas bien asesorias a los clientes para conocer lo beneficios y ventajas.
2.Indique que principios de la informatica no manejan en el caso INTEL y que usted considere deberían aplicar para ejecutar un mejor proceso en el manejo de la información.
Pienso que tienen todo lo que se necesita. Pues tienen un buen manejo de la infromacion, confidelidad y ademas tienen la cpacidad de inspirar confianza a los clientes lo cual es muy importante.
martes, 28 de julio de 2009
lunes, 27 de julio de 2009
TALLER 3
1. Cómo están aplicando los elementos de la filosofía del JAT:
Pienso que si aunque el entrevistado no lo reconoce que INTEL emplea una filosofia JAT, puesto que busca una mayor eficiencia intenta trabajar con un solo proveedor (aunque siempre busca lo mejor para su empresa asi sea muy costoso) no tiene una bodega para almacenar sus productos a largo plazo trabaja por orden de pedido, siempre que entra algun articulo dañado lo revizan inmediatamente y mientras tanto es remplazada por otra, el proceso productivo no es en formade U si no en forma recta para que todo salga como entro, buscan tener una calidad exelente para q no hayan desfayos y por ende no haya perdida de tiempo.Capacitan a sus empleados para en pocas palabras prepararlos como unos toderos para que se puedan empeñar en lo que se les coloque. Reducen los tiempos de productividad
2. Cuáles son los beneficios que se pueden evidenciar en el caso y justifique su respuesta
Los clientes buscan la empresa, tienen un nivel de stock muy bajo y tienen bastante aumento en su productividad, son muy eficientes, reduce el costo de calidad, reducen inventarios, reducen espacios.
3. Teniendo en cuenta las aplicaciones del JAT cuales se utilizan en el caso INTEL
1.no tienen desperdicios en el material.
2.tienen buenos proveedores.
3.Tienen tiempo minimo en alistamiento de maquinaria
4.No compran ni mas ni menos de lo que se necesitan
5.Tienen el material a la hora y momento necesitado
Pienso que si aunque el entrevistado no lo reconoce que INTEL emplea una filosofia JAT, puesto que busca una mayor eficiencia intenta trabajar con un solo proveedor (aunque siempre busca lo mejor para su empresa asi sea muy costoso) no tiene una bodega para almacenar sus productos a largo plazo trabaja por orden de pedido, siempre que entra algun articulo dañado lo revizan inmediatamente y mientras tanto es remplazada por otra, el proceso productivo no es en formade U si no en forma recta para que todo salga como entro, buscan tener una calidad exelente para q no hayan desfayos y por ende no haya perdida de tiempo.Capacitan a sus empleados para en pocas palabras prepararlos como unos toderos para que se puedan empeñar en lo que se les coloque. Reducen los tiempos de productividad
2. Cuáles son los beneficios que se pueden evidenciar en el caso y justifique su respuesta
Los clientes buscan la empresa, tienen un nivel de stock muy bajo y tienen bastante aumento en su productividad, son muy eficientes, reduce el costo de calidad, reducen inventarios, reducen espacios.
3. Teniendo en cuenta las aplicaciones del JAT cuales se utilizan en el caso INTEL
1.no tienen desperdicios en el material.
2.tienen buenos proveedores.
3.Tienen tiempo minimo en alistamiento de maquinaria
4.No compran ni mas ni menos de lo que se necesitan
5.Tienen el material a la hora y momento necesitado
taller1
1. En que consiste la representaron escrita?
§ Consiste básicamente el lograr redactar los datos estadísticos recopilados en forma de texto tratando de explicar de forma clara coherente y concisa la información recopilada de tal forma que sea entendible para lector.
2. Realice 3 ejemplos de registro de información en representación escrita
§ “El IPC de los últimos meses se mantenido bajo, en septiembre fue de un 0,2, en octubre de un 0,4 y en noviembre de un 0,6” (INE)
§ La OEA en los últimos meses se ha mantenido estable en cuanto a los problemas diplomáticos, en abril fue un 0,8, mayo 0,6 y en junio 0,7. (UN)
§ La ONU en los últimos años se ha mantenido alto en cuanto a facilidad en la cooperación de asuntos del derecho internacional, en 2006 fue un 0,9, en 2007 0,8 y en 2008 0,9 (AUE)
3. Describa de que se trata la representación semi-tabular
§ La representación semi-tabular es trasladar la información recopilada de un texto a un texto donde se resalten las cifras exactas recopiladas en la investigación.
4. Desarrolle 3 ejemplos del registro de información semi-tabular
§ En Colombia muchos habitantes tienen casa propia, pero la mayoría vive en arriendo según el censo de 2005 el cual indica lo siguiente:
548650 viven en arriendo (78.3%)
151350 viven en casa propia (21.7%)
§ Se aplico una encuesta a 1’000.000 de personas para averiguar el porcentaje de desempleo en bogota y los resultados fueron los siguientes:
745687 tienen empleo (74.6)
254313 estan desempleados (25.4%)
§ Se aplico una encuesta a 2000 hombres para medir el nivel de promiscuidad en barranquilla y los resultado fueron:
1783 tienen mas de una pareja (89.1%)
217 solo tienen una pareja (10.9%)
5. Explique el registro de información tabular
1. Consiste en organizar la información recopilada en la encuesta de tal forma que quede en filas y columnas dependiendo de su naturaleza
6. elabore una tabla de datos con 4 columnas y cuatro filas en donde se ejemplifique el registro tabular.
2. ROPA NIKE
ciudad Ventas 2000 Ventas 2001 Ventas 2002
Bogota 2558 unidades 6995 unidades 5987 unidades
cali 58852 unidades 68547 unidades 9512 unidades
7. En que consiste la representación grafica en lo pertinente a registro de información
§ Este es un método grafico que permite mostrar la información recopilada, este es el método mas acogido pero presenta una serie de carencias como:
· Apreciación detallada de la información a mostrar
· No permite identificar valores exactos
· Requiere mas tiempo de elaboración
· Presenta deformaciones
8. Realice una tabla de datos en donde se haga una comparación mensual de las ventas de una empresa y luego realizar la representación grafica
§ maletas totto
Primer semestre de 2009 Ventas
Enero 51587 unidades
febrero 595521 unidades
Marzo 95584 unidades
abril 9821445 unidades
mayo 12854512 unidades
junio 8455254 unidades
§ Consiste básicamente el lograr redactar los datos estadísticos recopilados en forma de texto tratando de explicar de forma clara coherente y concisa la información recopilada de tal forma que sea entendible para lector.
2. Realice 3 ejemplos de registro de información en representación escrita
§ “El IPC de los últimos meses se mantenido bajo, en septiembre fue de un 0,2, en octubre de un 0,4 y en noviembre de un 0,6” (INE)
§ La OEA en los últimos meses se ha mantenido estable en cuanto a los problemas diplomáticos, en abril fue un 0,8, mayo 0,6 y en junio 0,7. (UN)
§ La ONU en los últimos años se ha mantenido alto en cuanto a facilidad en la cooperación de asuntos del derecho internacional, en 2006 fue un 0,9, en 2007 0,8 y en 2008 0,9 (AUE)
3. Describa de que se trata la representación semi-tabular
§ La representación semi-tabular es trasladar la información recopilada de un texto a un texto donde se resalten las cifras exactas recopiladas en la investigación.
4. Desarrolle 3 ejemplos del registro de información semi-tabular
§ En Colombia muchos habitantes tienen casa propia, pero la mayoría vive en arriendo según el censo de 2005 el cual indica lo siguiente:
548650 viven en arriendo (78.3%)
151350 viven en casa propia (21.7%)
§ Se aplico una encuesta a 1’000.000 de personas para averiguar el porcentaje de desempleo en bogota y los resultados fueron los siguientes:
745687 tienen empleo (74.6)
254313 estan desempleados (25.4%)
§ Se aplico una encuesta a 2000 hombres para medir el nivel de promiscuidad en barranquilla y los resultado fueron:
1783 tienen mas de una pareja (89.1%)
217 solo tienen una pareja (10.9%)
5. Explique el registro de información tabular
1. Consiste en organizar la información recopilada en la encuesta de tal forma que quede en filas y columnas dependiendo de su naturaleza
6. elabore una tabla de datos con 4 columnas y cuatro filas en donde se ejemplifique el registro tabular.
2. ROPA NIKE
ciudad Ventas 2000 Ventas 2001 Ventas 2002
Bogota 2558 unidades 6995 unidades 5987 unidades
cali 58852 unidades 68547 unidades 9512 unidades
7. En que consiste la representación grafica en lo pertinente a registro de información
§ Este es un método grafico que permite mostrar la información recopilada, este es el método mas acogido pero presenta una serie de carencias como:
· Apreciación detallada de la información a mostrar
· No permite identificar valores exactos
· Requiere mas tiempo de elaboración
· Presenta deformaciones
8. Realice una tabla de datos en donde se haga una comparación mensual de las ventas de una empresa y luego realizar la representación grafica
§ maletas totto
Primer semestre de 2009 Ventas
Enero 51587 unidades
febrero 595521 unidades
Marzo 95584 unidades
abril 9821445 unidades
mayo 12854512 unidades
junio 8455254 unidades
viernes, 17 de julio de 2009
CODIGO POR DERIVACION ALFABETICa
Introducción
En la actualidad los sistemas computarizados están automatizando todo un campo de procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen diversas técnicas practicas para su control.
Una de estas técnicas para lograr una buena captura de datos es la codificación. Esta consiste en proporcionar códigos numéricos o alfanuméricos a diversos procesos para llevar un seguimiento y control mas profundo de alguna actividad, sin mas que adelantar se presenta a continuación.
Codificación Efectiva
Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación (que no debe ser confundida con la codificación de programa).
La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de transformación de datos.
Además los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos.
Objetivos de la Codificación
Hacer el Seguimiento de Algo
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un número de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la sección siguiente.
Códigos de Secuencia Simple:
El código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos mismos. Este es un numero de fácil referencia para que la compañía pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Cárdenas.
El usar un código de secuencia en vez de un número al azar tiene algunas ventajas:
Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero .
Da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.
Los códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos.
Códigos de Derivación Alfabética:
Hay veces en que no es deseable usar códigos en secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética, es un enfoque usado comúnmente para identificar un numero de cuenta.
Como Clasificar la Información
La codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos básicos de sus cursos.
Para ser útiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante está en clase F, que significa estudiante de primer año, habiendo terminado de 0 a 36 horas de créditos, no debe también ser clasificable como estudiante de segundo año (S), clases traslapantes podrían ser F= 0-36 horas de créditos y S=32-64 horas de créditos, etc. Los datos no son claros y son fácilmente interpretables cuando la codificación de las clases no es mutuamente excluyente.
Códigos de Clasificación :
Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de Clasificación pueden consistir de una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso.
Los Códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los usuarios llegan a familiarizarse tanto con los códigos frecuentemente usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego teclea su código directamente en la terminal de su sistema de línea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.
Códigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales categorías de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos : hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita identificación.
Como Ocultar la Información
Se pueden usar códigos, para ocultar información que no queremos que los demás conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por ejemplo, tal vez una corporación no quiera que la información de un archivo de personal sea accesada por el personal de captura de datos.
Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar información acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Información mediante códigos.
Códigos de Cifrado:
Tal vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociación de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIÓN:
A veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda de ropa , la información acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercancía .
Otra razón para revelar información mediante códigos es hacer más significativa la captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura más precisa. Los ejemplos de códigos de la siguiente sección explican cómo pueden realizarse esos conceptos.
Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos:
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo.
Para el observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto de unos cuantos números mas pequeños, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase
Códigos Nomónicos:
Un Nemónico, es una ayuda para la memoria . cualquier código que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente.
Solicitud de Acción Adecuada
Los códigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos .
Código de Función:
Las funciones que desea el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.
Lineamientos Generales para la Codificación
En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificación.
Sea Conciso, los códigos deben ser concisos. Los códigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los códigos largos también significan que el almacenamiento de información de una base de datos requerirán mas memoria.
Los códigos cortos son fáciles de recordar y fáciles de capturar . si los códigos son largos deben ser divididos en subcodigos . por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa información en grupos cortos.
Mantenga los Códigos Estables :
Estabilidad significa que el código de identificación para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un código de derivación alfabética para una lista de suscritores de una revista. La flecha de expiración no fue parte del código de identificación del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie.
No cambie las abreviaturas del código en un sistema nemónico. Una vez que ha escogido las abreviaturas del código no trate de revisarlas, debido a que esto hace extremadamente difícil la adaptación del personal de captura.
Asegúrese que los Códigos sean Únicos
Para que funcionen los códigos deben ser únicos. Tome nota de todos los códigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el mismo numero o nombre de código a los mismos conceptos. Los números y nombres de código son una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos.
Permita que los Códigos sean Ordenables:
Si va a manejar los datos en forma útil, los códigos deben ordenables. Por ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres símbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el número de día y los dos últimos el año, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los años como los meses estarían fuera de orden . Asegúrese de que pueda hacer lo que pretende con los códigos que crea. Los códigos numéricos son mas fáciles de ordenar que los alfanuméricos y, por lo tanto, considere la conversación a números cada vez que sea práctica.
Evite los Códigos Confusos
Trate de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son fácilmente confundidos, y también sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, códigos como B1C y 280Z son insatisfactorios.
Conclusión
Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la codificación efectiva y sus tipos de codificación, En cuanto a la codificación efectiva los datos pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos la codificación es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que estén codificados.
En los tipos de códigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de códigos especifican permiten tratar los datos en una forma particular.
códigos Simples
En la actualidad los sistemas computarizados están automatizando todo un campo de procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen diversas técnicas practicas para su control.
Una de estas técnicas para lograr una buena captura de datos es la codificación. Esta consiste en proporcionar códigos numéricos o alfanuméricos a diversos procesos para llevar un seguimiento y control mas profundo de alguna actividad, sin mas que adelantar se presenta a continuación.
Codificación Efectiva
Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación (que no debe ser confundida con la codificación de programa).
La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de transformación de datos.
Además los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos.
Objetivos de la Codificación
Hacer el Seguimiento de Algo
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un número de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la sección siguiente.
Códigos de Secuencia Simple:
El código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos mismos. Este es un numero de fácil referencia para que la compañía pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Cárdenas.
El usar un código de secuencia en vez de un número al azar tiene algunas ventajas:
Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero .
Da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.
Los códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos.
Códigos de Derivación Alfabética:
Hay veces en que no es deseable usar códigos en secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética, es un enfoque usado comúnmente para identificar un numero de cuenta.
Como Clasificar la Información
La codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos básicos de sus cursos.
Para ser útiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante está en clase F, que significa estudiante de primer año, habiendo terminado de 0 a 36 horas de créditos, no debe también ser clasificable como estudiante de segundo año (S), clases traslapantes podrían ser F= 0-36 horas de créditos y S=32-64 horas de créditos, etc. Los datos no son claros y son fácilmente interpretables cuando la codificación de las clases no es mutuamente excluyente.
Códigos de Clasificación :
Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de Clasificación pueden consistir de una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso.
Los Códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los usuarios llegan a familiarizarse tanto con los códigos frecuentemente usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego teclea su código directamente en la terminal de su sistema de línea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.
Códigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales categorías de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos : hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita identificación.
Como Ocultar la Información
Se pueden usar códigos, para ocultar información que no queremos que los demás conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por ejemplo, tal vez una corporación no quiera que la información de un archivo de personal sea accesada por el personal de captura de datos.
Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar información acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Información mediante códigos.
Códigos de Cifrado:
Tal vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociación de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIÓN:
A veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda de ropa , la información acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercancía .
Otra razón para revelar información mediante códigos es hacer más significativa la captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura más precisa. Los ejemplos de códigos de la siguiente sección explican cómo pueden realizarse esos conceptos.
Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos:
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo.
Para el observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto de unos cuantos números mas pequeños, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase
Códigos Nomónicos:
Un Nemónico, es una ayuda para la memoria . cualquier código que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente.
Solicitud de Acción Adecuada
Los códigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos .
Código de Función:
Las funciones que desea el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.
Lineamientos Generales para la Codificación
En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificación.
Sea Conciso, los códigos deben ser concisos. Los códigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los códigos largos también significan que el almacenamiento de información de una base de datos requerirán mas memoria.
Los códigos cortos son fáciles de recordar y fáciles de capturar . si los códigos son largos deben ser divididos en subcodigos . por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa información en grupos cortos.
Mantenga los Códigos Estables :
Estabilidad significa que el código de identificación para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un código de derivación alfabética para una lista de suscritores de una revista. La flecha de expiración no fue parte del código de identificación del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie.
No cambie las abreviaturas del código en un sistema nemónico. Una vez que ha escogido las abreviaturas del código no trate de revisarlas, debido a que esto hace extremadamente difícil la adaptación del personal de captura.
Asegúrese que los Códigos sean Únicos
Para que funcionen los códigos deben ser únicos. Tome nota de todos los códigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el mismo numero o nombre de código a los mismos conceptos. Los números y nombres de código son una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos.
Permita que los Códigos sean Ordenables:
Si va a manejar los datos en forma útil, los códigos deben ordenables. Por ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres símbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el número de día y los dos últimos el año, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los años como los meses estarían fuera de orden . Asegúrese de que pueda hacer lo que pretende con los códigos que crea. Los códigos numéricos son mas fáciles de ordenar que los alfanuméricos y, por lo tanto, considere la conversación a números cada vez que sea práctica.
Evite los Códigos Confusos
Trate de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son fácilmente confundidos, y también sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, códigos como B1C y 280Z son insatisfactorios.
Conclusión
Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la codificación efectiva y sus tipos de codificación, En cuanto a la codificación efectiva los datos pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos la codificación es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que estén codificados.
En los tipos de códigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de códigos especifican permiten tratar los datos en una forma particular.
códigos Simples
CODIFICACION DE LA INFORMACION
La información del ordenador se codifica siempre en unos y ceros, que como se ha visto, son los valores elementales que el ordenador es capaz de reconocer. La combinación de 1 y 0 permite componer números enteros y números reales. Los caracteres se representan utilizando una tabla de conversión. La mas común de estas tablas es el código ASCII que utilizan los ordenadores personales. Sin embargo existen otras y por ejemplo los grandes ordenadores de IBM utilizan el código EBCDIC.
La información codificada en binario se transmite entre los ordenadores. En las conexiones por modem los bits se transmiten de uno en uno siguiendo el proceso descrito en el apartado modulación de la información. Pero ademas de los códigos originales de la información, los equipos de comunicación de datos añaden bits de control que permiten detectar si ha habido algún error en la transmisión. Los errores se deben principalmente a ruido en el canal de transmisión que provoca que algunos bits se malinterpreten. La forma mas común de evitar estos errores es añadir a cada palabra (conjunto de bits) un bit que indica si el número de 1 en la palabra es par o impar. Según sea lo primero o lo segundo se dice que el control de paridad es par o impar. Este simple mecanismo permite detectar la mayor parte de errores que aparecen durante la transmisión de la información.
La información sobre longitud de la palabra (7 0 8 bits) y tipo de paridad (par o impar) es básica en la configuración de los programas de comunicaciones. Otro de los parámetros necesarios son los bits de paro. Los bits de paro indican al equipo que recibe que la transmisión se ha completado. (los bits de paro pueden ser uno o dos).
La información codificada en binario se transmite entre los ordenadores. En las conexiones por modem los bits se transmiten de uno en uno siguiendo el proceso descrito en el apartado modulación de la información. Pero ademas de los códigos originales de la información, los equipos de comunicación de datos añaden bits de control que permiten detectar si ha habido algún error en la transmisión. Los errores se deben principalmente a ruido en el canal de transmisión que provoca que algunos bits se malinterpreten. La forma mas común de evitar estos errores es añadir a cada palabra (conjunto de bits) un bit que indica si el número de 1 en la palabra es par o impar. Según sea lo primero o lo segundo se dice que el control de paridad es par o impar. Este simple mecanismo permite detectar la mayor parte de errores que aparecen durante la transmisión de la información.
La información sobre longitud de la palabra (7 0 8 bits) y tipo de paridad (par o impar) es básica en la configuración de los programas de comunicaciones. Otro de los parámetros necesarios son los bits de paro. Los bits de paro indican al equipo que recibe que la transmisión se ha completado. (los bits de paro pueden ser uno o dos).
lunes, 15 de junio de 2009
RECOLECCION DE DATOS
INTRODUCCIÓN
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
Escribir los resultados (Documentación).
Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
FORMA DE PREGUNTA CERRADA
Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados.
" algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."
bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.
Ejemplo: obtener la información sobre las
Características de diseño críticas para los empleados.
" La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:
-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?
Entre otros
Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
¿Qué está olvidando?
¿Qué espera está persona que haga yo?
Entrevista estructurada
Entrevista no estructurada
VENTAJAS
-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.
-Fácil de administrar y evaluar.
-Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas.
-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
-Resulta en entrevistas más pequeñas.
-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.
-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs
-Alto costo de preparación.
-Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.
-Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.
-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.
-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador.
-Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.
-Puede recopilarse información extraña
-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.
-Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.
¿Qué es una encuesta?
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.
Aún así, todas las encuestas tienen algunas características en común.
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas.
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre las encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:
Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.
Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre niños (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
Es una buena práctica nunca identificar los participantes individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de los recursos disponibles para la encuesta.
Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos.
El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.
La Agencia para la Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar cuanto dinero está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.
Las autoridades de transportación local conducen encuestas para obtener información
sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.
Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qué leen sus suscriptores.
Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y
otras facilidades recreativas.
Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento científico básico. Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar.
¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?
Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revistaespecializada o a miembros de una organización profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo.
¿Quién trabaja en las Encuestas?
El trabajador de encuestas mas conocido por el público es el entrevistador que llama por teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatización de las encuestas han comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada día más importancia.
La mayoría de las organizaciones que hacen investigación proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.
En la mayoría de las organizaciones de investigación por encuestas, el personal gerencial habrá tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo, alguna materia afín ó poseerán experiencia equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente tendrán trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia.
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canadá, y otros países tiene salvaguardas similares.
Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética (como la Asociación Estadística Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:
Usar códigos numéricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la
información sobre el vínculo nombre-código en un lugar aparte.
Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.
Destruir cuestionarios e información que pueda servir para identificar los participantes
luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.
Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para análisis.
Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados.
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.
¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?
La calidad de una encuesta es determinada en gran medida por su propósito y por la forma en que es conducida.
La mayoría de las indagaciones de televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el número telefónico 900) o las "encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion polls: SLOPS)" pueden llevar a conclusiones erróneas ya que los participantes no han sido seleccionados científicamente.
Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien se le solicite que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.
Otra violación importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para mercadear productos.
Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
La OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
Determinar y definir aquella que va a observarse.
Estimular el tiempo necesario de observación.
Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunos aplicaciones comunes son:
Definición de Proyectos:
Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futura al cambio.
Identificación de las causas principales:
Desarrollar planes para reunir datos.
Generar teorías sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
Diseño de soluciones
Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.
Aplicaciones de soluciones:
Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
Control (retener las Ganancias):
Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
¿Quién recibe el input?
¿Qué es lo primero que se hace con el input?
DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
¿Qué produce este paso?
¿Quién recibe este resultado?
¿Qué pasa después?
¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
REVISIÓN: Preguntar:
¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso
Consejos para la construcción / Interpretación:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
Relación con otras herramientas:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
Mapa de Relaciones
Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)
Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.
CONCLUSIÓN
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio
de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.
La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
Escribir los resultados (Documentación).
Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
FORMA DE PREGUNTA CERRADA
Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados.
" algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."
bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.
Ejemplo: obtener la información sobre las
Características de diseño críticas para los empleados.
" La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:
-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?
Entre otros
Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
¿Qué está olvidando?
¿Qué espera está persona que haga yo?
Entrevista estructurada
Entrevista no estructurada
VENTAJAS
-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.
-Fácil de administrar y evaluar.
-Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas.
-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
-Resulta en entrevistas más pequeñas.
-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.
-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs
-Alto costo de preparación.
-Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.
-Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.
-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.
-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador.
-Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.
-Puede recopilarse información extraña
-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.
-Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.
¿Qué es una encuesta?
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.
Aún así, todas las encuestas tienen algunas características en común.
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas.
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre las encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:
Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.
Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre niños (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
Es una buena práctica nunca identificar los participantes individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de los recursos disponibles para la encuesta.
Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos.
El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.
La Agencia para la Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar cuanto dinero está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.
Las autoridades de transportación local conducen encuestas para obtener información
sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.
Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qué leen sus suscriptores.
Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y
otras facilidades recreativas.
Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento científico básico. Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar.
¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?
Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revistaespecializada o a miembros de una organización profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo.
¿Quién trabaja en las Encuestas?
El trabajador de encuestas mas conocido por el público es el entrevistador que llama por teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatización de las encuestas han comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada día más importancia.
La mayoría de las organizaciones que hacen investigación proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.
En la mayoría de las organizaciones de investigación por encuestas, el personal gerencial habrá tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo, alguna materia afín ó poseerán experiencia equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente tendrán trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia.
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canadá, y otros países tiene salvaguardas similares.
Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética (como la Asociación Estadística Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:
Usar códigos numéricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la
información sobre el vínculo nombre-código en un lugar aparte.
Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.
Destruir cuestionarios e información que pueda servir para identificar los participantes
luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.
Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para análisis.
Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados.
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.
¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?
La calidad de una encuesta es determinada en gran medida por su propósito y por la forma en que es conducida.
La mayoría de las indagaciones de televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el número telefónico 900) o las "encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion polls: SLOPS)" pueden llevar a conclusiones erróneas ya que los participantes no han sido seleccionados científicamente.
Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien se le solicite que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.
Otra violación importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para mercadear productos.
Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
La OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
Determinar y definir aquella que va a observarse.
Estimular el tiempo necesario de observación.
Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunos aplicaciones comunes son:
Definición de Proyectos:
Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futura al cambio.
Identificación de las causas principales:
Desarrollar planes para reunir datos.
Generar teorías sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
Diseño de soluciones
Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.
Aplicaciones de soluciones:
Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
Control (retener las Ganancias):
Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
¿Quién recibe el input?
¿Qué es lo primero que se hace con el input?
DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
¿Qué produce este paso?
¿Quién recibe este resultado?
¿Qué pasa después?
¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
REVISIÓN: Preguntar:
¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso
Consejos para la construcción / Interpretación:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
Relación con otras herramientas:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
Mapa de Relaciones
Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)
Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.
CONCLUSIÓN
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio
de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.
La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.
martes, 26 de mayo de 2009
LECTORES OPTICOS
Identificación automática
Los sistemas que utilizan código de barras se conocen como Sistemas de identificación automática (Auto ID). Se describen a continuación los principales equipos y accesorios requeridos por éstos sistemas.
Lectores de código de barras
La función de éstos equipos es leer la información codificada en las barras y espacios del símbolo de código de barras y enviarla a un decodificador que a su vez la envía a una computadora o terminal como si la información hubiera sido tecleada.
Funcionamiento de los lectores de código de barras
Los lectores generan una señal digital pura de las barras y espacios. En el caso de los lápices ópticos ésta señal es de baja frecuencia, pues es generada por el barrido de las barras y espacios que hace el operador al deslizar el lápiz sobre el símbolo de código de barras. En el caso de los lectores laser, la señal es similar a la generada por el lápiz, sólo que a una frecuencia mucho mayor. Esta última señal es conocida como HHLC (Hand held laser compatible).
Interfaces de los lectores de código de barras
Obviamente las señales HHLC y wand requieren ser decodificadas para poder ser usadas por la computadora, y para ésto existen diferentes interfaces, listadas a continuación.
DECODIDIFICADOR DE TECLADO.
Cuando se requiere que el decodificador sea de teclado, se utiliza lo que se conoce como keyboard wedge, el cual se conecta a la entrada del teclado de la PC o terminal.
Existen diferentes tipos de wedges. Pueden tener una o dos entradas para lectores de código de barras y/o lector de cinta magnética, que son los más comunes. Estos decodificadores comunmente se conectan a una PC, aunque hay modelos que pueden utilizarse en terminales tontas (WYSE, Link, IBM 5250). Obviamente se requerirá utilizar el cable apropiado y configurar el decodificador.
RS-232.
Para éste caso, los lectores tienen integrado un decodificador que envía la información en forma serial a la computadora. En la computadora se instala un TSR, que convierte la información a entrada de teclado.
WAND EMULATION.
La señal HHLC se convierte a una de menor frecuencia, idéntica a la generada por un lápiz óptico. Esta interface es útil cuando el decodificador no permite utilizar la señal HHLC directamente, como es el caso de algunas terminales ASCII y portátiles.
OCIA e IBM
Generalmente usadas por terminales de punto de venta con arquitectura propietaria, como IBM, NCR, Fujitsu, Omron.
A los lectores laser, CCD y omnidireccionales puede adaptárseles cualquier tipo de interface, que viene determinada en el modelo. Los lectores de lápiz solo tienen una interface.
Tipos de lectores
Los cuatro principales tipos de lectores son:
LÁPIZ ÓPTICO O WAND
Debe ser deslizado haciendo contacto a lo ancho del código. Como se menciona anteriormente, envía una señal digital pura de las barras y espacios a una frecuencia igual a la velocidad con que se desliza el lápiz.
Ventajas: es económico
Desventajas: es lento, requiere que el usuario tenga práctica, tiene un bajo first read rate, requiere un decodificador de teclado, depende de la calidad de impresión del código, no se puede reparar.
Precios: 100-150 dlls
LASER DE PISTOLA
Realiza un barrido mediante una luz laser y que genera una señal similar a la del lápiz óptico, pero a una mayor frecuencia. Esta señal es conocida como HHLC o Hand Held Laser Compatible (Ver modelos distribuidos por Azerty)
Ventajas: es rápido, puede no requerir decodificador de teclado, puede leer a distancia (standard 5 a 30 cm, especial hasta 15m con etiquetas de papel retrorreflectivo), tiene un alto FRR.
Desventajas: Puede tener problemas para leer con demasiada luz ambiental.
Precios: 400-1500 dlls
CCD (CHARGE COUPLED DEVICE)
Mediante un arreglo de fotodiodos toma una 'foto' del símbolo de código de barras y la traduce a una señal, que puede ser similar a la enviada por el laser (HHLC) o a la del lápiz óptico.
Ventajas: es rápido, es económico, es muy durable por no tener partes móviles, puede no necesitar decodificador de teclado, tiene un alto FRR.
Desventajas: requiere estar muy cerca del código (0-1.5cm), no puede leer símbolos que rebasen el ancho de su ventana, es difícil de reparar.
Precios: 200-400dlls
LASER OMNIDIRECCIONAL
Es un lector que envía un patrón de rayos laser y que permite leer un símbolo de código de barras sin importar la orientación del mismo. (Ver modelos distribuidos por Azerty)
Ventajas: Todas las ventajas del laser de pistola más un FRR de prácticamente 100%.
Desventajas: es relativamente caro, el operador requiere que los artículos etiquetados no sean muy voluminosos pues el scanner se monta en posición fija.
Precios: 800-2700 dlls
Variantes y diferencias entre lectores
Existen modelos de lectores que tienen solamente una interface integrada, pero hay algunos de ellos (generalmente laser y omni) que pueden tener varias interfaces y que requieren un simple cambio de cables y una reconfiguración para cambiar de una interface a otra.
Configuración de lectores
Normalmente los lectores laser, CCD y omnidireccionales se configuran leyendo comandos de programación impresos en menús de códigos de barras. Hay algunos que se configuran con dip switches, o enviandoles los comandos de programación serialmente.
Los sistemas que utilizan código de barras se conocen como Sistemas de identificación automática (Auto ID). Se describen a continuación los principales equipos y accesorios requeridos por éstos sistemas.
Lectores de código de barras
La función de éstos equipos es leer la información codificada en las barras y espacios del símbolo de código de barras y enviarla a un decodificador que a su vez la envía a una computadora o terminal como si la información hubiera sido tecleada.
Funcionamiento de los lectores de código de barras
Los lectores generan una señal digital pura de las barras y espacios. En el caso de los lápices ópticos ésta señal es de baja frecuencia, pues es generada por el barrido de las barras y espacios que hace el operador al deslizar el lápiz sobre el símbolo de código de barras. En el caso de los lectores laser, la señal es similar a la generada por el lápiz, sólo que a una frecuencia mucho mayor. Esta última señal es conocida como HHLC (Hand held laser compatible).
Interfaces de los lectores de código de barras
Obviamente las señales HHLC y wand requieren ser decodificadas para poder ser usadas por la computadora, y para ésto existen diferentes interfaces, listadas a continuación.
DECODIDIFICADOR DE TECLADO.
Cuando se requiere que el decodificador sea de teclado, se utiliza lo que se conoce como keyboard wedge, el cual se conecta a la entrada del teclado de la PC o terminal.
Existen diferentes tipos de wedges. Pueden tener una o dos entradas para lectores de código de barras y/o lector de cinta magnética, que son los más comunes. Estos decodificadores comunmente se conectan a una PC, aunque hay modelos que pueden utilizarse en terminales tontas (WYSE, Link, IBM 5250). Obviamente se requerirá utilizar el cable apropiado y configurar el decodificador.
RS-232.
Para éste caso, los lectores tienen integrado un decodificador que envía la información en forma serial a la computadora. En la computadora se instala un TSR, que convierte la información a entrada de teclado.
WAND EMULATION.
La señal HHLC se convierte a una de menor frecuencia, idéntica a la generada por un lápiz óptico. Esta interface es útil cuando el decodificador no permite utilizar la señal HHLC directamente, como es el caso de algunas terminales ASCII y portátiles.
OCIA e IBM
Generalmente usadas por terminales de punto de venta con arquitectura propietaria, como IBM, NCR, Fujitsu, Omron.
A los lectores laser, CCD y omnidireccionales puede adaptárseles cualquier tipo de interface, que viene determinada en el modelo. Los lectores de lápiz solo tienen una interface.
Tipos de lectores
Los cuatro principales tipos de lectores son:
LÁPIZ ÓPTICO O WAND
Debe ser deslizado haciendo contacto a lo ancho del código. Como se menciona anteriormente, envía una señal digital pura de las barras y espacios a una frecuencia igual a la velocidad con que se desliza el lápiz.
Ventajas: es económico
Desventajas: es lento, requiere que el usuario tenga práctica, tiene un bajo first read rate, requiere un decodificador de teclado, depende de la calidad de impresión del código, no se puede reparar.
Precios: 100-150 dlls
LASER DE PISTOLA
Realiza un barrido mediante una luz laser y que genera una señal similar a la del lápiz óptico, pero a una mayor frecuencia. Esta señal es conocida como HHLC o Hand Held Laser Compatible (Ver modelos distribuidos por Azerty)
Ventajas: es rápido, puede no requerir decodificador de teclado, puede leer a distancia (standard 5 a 30 cm, especial hasta 15m con etiquetas de papel retrorreflectivo), tiene un alto FRR.
Desventajas: Puede tener problemas para leer con demasiada luz ambiental.
Precios: 400-1500 dlls
CCD (CHARGE COUPLED DEVICE)
Mediante un arreglo de fotodiodos toma una 'foto' del símbolo de código de barras y la traduce a una señal, que puede ser similar a la enviada por el laser (HHLC) o a la del lápiz óptico.
Ventajas: es rápido, es económico, es muy durable por no tener partes móviles, puede no necesitar decodificador de teclado, tiene un alto FRR.
Desventajas: requiere estar muy cerca del código (0-1.5cm), no puede leer símbolos que rebasen el ancho de su ventana, es difícil de reparar.
Precios: 200-400dlls
LASER OMNIDIRECCIONAL
Es un lector que envía un patrón de rayos laser y que permite leer un símbolo de código de barras sin importar la orientación del mismo. (Ver modelos distribuidos por Azerty)
Ventajas: Todas las ventajas del laser de pistola más un FRR de prácticamente 100%.
Desventajas: es relativamente caro, el operador requiere que los artículos etiquetados no sean muy voluminosos pues el scanner se monta en posición fija.
Precios: 800-2700 dlls
Variantes y diferencias entre lectores
Existen modelos de lectores que tienen solamente una interface integrada, pero hay algunos de ellos (generalmente laser y omni) que pueden tener varias interfaces y que requieren un simple cambio de cables y una reconfiguración para cambiar de una interface a otra.
Configuración de lectores
Normalmente los lectores laser, CCD y omnidireccionales se configuran leyendo comandos de programación impresos en menús de códigos de barras. Hay algunos que se configuran con dip switches, o enviandoles los comandos de programación serialmente.
martes, 12 de mayo de 2009
PROCESO DE DEVOLUCION
Proceso de devolución
En Mundial, la devolución de la mercancía a los clientes se da cuando los productos no cumplen con todas o alguna de las condiciones pactadas mediante Acuerdo Comercial o explícitamente en el Contrato de Compra-Venta, bien sea por problemas de calidad, cantidad, costo u oportunidad.
Para reconocer la mercancía en devolución a nuestros clientes, elaboramos siempre una Nota Crédito por el valor de compra de la misma.
Políticas de devolución
Sólo aceptaremos devoluciones cuando la mercancía esté en buen estado.
Toda entrega de mercancía debe ser verificada en presencia del transportador. Si como cliente, usted no revisa la mercancía, cualquier inconsistencia en la entrega quedará bajo su responsabilidad. Si el transportador no permite que usted revise la mercancía, usted debe hacer la observación en el cumplido.
Si detecta alguna anomalía debe informarla claramente en el cumplido del transportador, devolver la mercancía (en caso de que sea necesario) y hacer el reclamo a través del CAM.
Cuando se trate de devoluciones posteriores a la entrega, debe llamar al CAM para que el Agente de Telemercadeo ingrese la reclamación, la cual debe ser autorizada por el responsable (Director Regional Ventas o Director Cedis).
Toda devolución que usted realice en el momento de la entrega y que no esté respaldada con anotación en el cumplido, no será aceptada y el flete no se pagará hasta que no tengamos claro el motivo real de la devolución.
Cuando la entrega esté incompleta, en Mundial no nos hacemos responsables por el faltante a menos que usted lo deje claro en la remisión. Siempre se le genera NC a no ser que el transportador se dé cuenta que le sobra el producto y se devuelva a entregárselo.
Si usted devuelve la mercancía en el momento de la entrega, el director del Cedis debe autorizar inmediatamente el reclamo para proceder a la gestión correspondiente.
El plazo que tiene para notificar una devolución es de máximo 5 días hábiles a partir de la fecha de la entrega, con excepción de aquellas devoluciones que estén originadas por los siguientes motivos: Cierre de Negocio / Recuperación Cartera y Mercancía en Consignación, las cuales se autorizarán bajo el criterio del Director Regional de Ventas correspondiente.
En cuanto usted lo notifique, gestionaremos de manera inmediata las devoluciones por conducto de cualquiera de los funcionarios designados para ello. Por ningún motivo este proceso puede exceder el tiempo de 15 días, incluyendo la generación de la nota crédito respectiva.
Antes de registrar la Nota Crédito, los Auxiliares de Cartera deben validar que los requisitos se han cumplido debidamente y que el código de la causa de la devolución ha sido asignado correctamente.
Como elemento esencial para el análisis de la información, es obligatoria la aplicación o asociación de las notas crédito a las facturas que las originaron (tanto en Devoluciones como en Anulaciones).
En Mundial no realizamos cambios mano a mano de los productos, siempre se genera la NC correspondiente.
Es responsabilidad del Director Regional de Ventas asegurar la corrección de cualquier error en los datos del cliente que genere devoluciones (dirección de entrega, horarios, recibo de pendientes, etc.).
Los Directores Regionales de Ventas serán responsables por el adecuado manejo de la información y el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos.
En Mundial, la devolución de la mercancía a los clientes se da cuando los productos no cumplen con todas o alguna de las condiciones pactadas mediante Acuerdo Comercial o explícitamente en el Contrato de Compra-Venta, bien sea por problemas de calidad, cantidad, costo u oportunidad.
Para reconocer la mercancía en devolución a nuestros clientes, elaboramos siempre una Nota Crédito por el valor de compra de la misma.
Políticas de devolución
Sólo aceptaremos devoluciones cuando la mercancía esté en buen estado.
Toda entrega de mercancía debe ser verificada en presencia del transportador. Si como cliente, usted no revisa la mercancía, cualquier inconsistencia en la entrega quedará bajo su responsabilidad. Si el transportador no permite que usted revise la mercancía, usted debe hacer la observación en el cumplido.
Si detecta alguna anomalía debe informarla claramente en el cumplido del transportador, devolver la mercancía (en caso de que sea necesario) y hacer el reclamo a través del CAM.
Cuando se trate de devoluciones posteriores a la entrega, debe llamar al CAM para que el Agente de Telemercadeo ingrese la reclamación, la cual debe ser autorizada por el responsable (Director Regional Ventas o Director Cedis).
Toda devolución que usted realice en el momento de la entrega y que no esté respaldada con anotación en el cumplido, no será aceptada y el flete no se pagará hasta que no tengamos claro el motivo real de la devolución.
Cuando la entrega esté incompleta, en Mundial no nos hacemos responsables por el faltante a menos que usted lo deje claro en la remisión. Siempre se le genera NC a no ser que el transportador se dé cuenta que le sobra el producto y se devuelva a entregárselo.
Si usted devuelve la mercancía en el momento de la entrega, el director del Cedis debe autorizar inmediatamente el reclamo para proceder a la gestión correspondiente.
El plazo que tiene para notificar una devolución es de máximo 5 días hábiles a partir de la fecha de la entrega, con excepción de aquellas devoluciones que estén originadas por los siguientes motivos: Cierre de Negocio / Recuperación Cartera y Mercancía en Consignación, las cuales se autorizarán bajo el criterio del Director Regional de Ventas correspondiente.
En cuanto usted lo notifique, gestionaremos de manera inmediata las devoluciones por conducto de cualquiera de los funcionarios designados para ello. Por ningún motivo este proceso puede exceder el tiempo de 15 días, incluyendo la generación de la nota crédito respectiva.
Antes de registrar la Nota Crédito, los Auxiliares de Cartera deben validar que los requisitos se han cumplido debidamente y que el código de la causa de la devolución ha sido asignado correctamente.
Como elemento esencial para el análisis de la información, es obligatoria la aplicación o asociación de las notas crédito a las facturas que las originaron (tanto en Devoluciones como en Anulaciones).
En Mundial no realizamos cambios mano a mano de los productos, siempre se genera la NC correspondiente.
Es responsabilidad del Director Regional de Ventas asegurar la corrección de cualquier error en los datos del cliente que genere devoluciones (dirección de entrega, horarios, recibo de pendientes, etc.).
Los Directores Regionales de Ventas serán responsables por el adecuado manejo de la información y el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos.
PROCESOS MRA
PROCESO DE R.M.A.
El término R.M.A. es la sigla en inglés para Return Merchandise Authorization, que significa Autorización de Devolución o Re-Cambio de Mercadería. Si Latinizamos el término, podríamos animarnos a ponerlo así: RMA = Reposición de Mercadería Adquirida.
El Término D.O.A. es también una sigla inglesa: Death On Arrival, y que significa “Muerto al llegar” o “Muerto a su arrivo”. Este término se aplica a productos que tienen defectos de fábrica y nunca llegaron a funcionar.
Para el Proceso de RMA se deben tomar en cuenta las Políticas de Garantía de Netcorp, y partiendo de ellas podemos agregar que:
NETCORP es Representante y Distribuidor Autorizado de los productos que vende y el fabricante es el responsable de sus garantías. NETCORP tramitará dicha garantía con el respectivo fabricante para su reparación o reposición según sus normas y revisiones técnicas pertinentes, o por cuenta propia según el caso y el producto.
En ningún caso NETCORP es responsable por el funcionamiento, compatibilidad, duración o uso de los productos vendidos. Algunos productos cuentan con Centros Autorizados de Servicio Técnico los cuales son los encargados y responsables de la reparación o reposición de un producto en cuestión y su garantía correspondiente. NETCORP no está autorizado a revisar, reparar o reponer en la mayoría de los casos dichos productos, cuyos fabricantes cuenten con un Centro Técnico Autorizado, tan sólo a remitirlos a sus Centros Técnicos Autorizados respectivos, los mismos que se harán cargo de su garantía. Estos casos serán especificados detalladamente por cada Fabricante en sus diferentes líneas de productos.
No se aceptan devoluciones de ningún tipo, aun cuando el producto esté defectuoso (salvo ciertas excepciones claramente especificadas como D.O.A.) o no sea compatible con otros productos del Cliente. Estos casos seguirán el proceso normal de RMA:
1) El Cliente entrega el producto al Encargado de RMA.
2) El Encargado de RMA debe exigir al Cliente la Nota de Venta de dicho producto, constatar el Número de Serie (Serial) con la Nota y verificar que se encuentre dentro del periodo de garantía, verificar sellos y otros requerimientos para que el producto pueda aplicar a entrar en el proceso de RMA. El producto debe estar en buen estado y con todos sus accesorios, no presentar golpes, raspones, etc., ni seña alguna haber sufrido un daño por mal manipuelo o utilización.)
3) El encargado de RMA revisa en presencia del Cliente el buen estado del producto, así como de los sellos de seguridad y garantía. A su vez verificará que el producto no esté alterado, golpeado o “rayado”. Cualquier anomalía en el producto lo dejará automáticamente fuera de garantía.
4) El Cliente deberá entregar el producto con todos sus accesorios tal cual fue entregado en Almacén (caja, manuales, drivers, cables, etc), para que el ingreso del producto a RMA sea procedente.
5) El Encargado de RMA crea una nueva Nota de RMA para el producto con la Nota de Venta presentada por el Cliente y se establece una Entrega Estimada. Todo producto que ingresa a RMA debe ser sometido a revisión por el Dpto. Técnico en conjunto con Almacén en algunos casos, teniendo esto un tiempo de espera a determinarse según la carga de trabajo del Dpto. Técnico.
6) El Producto pasa a una verificación y revisión por un Técnico designado por el Encargado de RMA. Dicha revisión tiene un plazo máximo de 24 horas o según la disponibilidad de tiempo del Departamento Técnico, para dar su informe correspondiente al encargado de RMA para la toma de decisión en el proceso de RMA. En este punto el Técnico asignado elabora un Informe Técnico correspondiente a la Nota de RMA.
7) Si el producto es devuelto antes de las 48hrs. y no hay ningún indicio de maltrato, o daño inflingido por el usuario como en los puntos anteriormente mencionados y en las políticas de garantía, el producto será considerado DOA (Death On Arrival = Falla de Fábrica) y se procederá a generar una Autorización para RMA del producto (previa revisión técnica), sujeta a los niveles de Stock o a los acordados con el Cliente (o cambio por otro producto similar). Caso contrario se procederá a enviar el producto al Fabricante para aplicar a su garantía, si este cuenta con un Centro Técnico Autorizado.
8) El reemplazo de la mercadería siempre estará sujeta a los niveles de stock de NETCORP, o a las disposiciones de los Centros Técnicos Autorizados según sea el caso.
9) (Del punto 15 de las Políticas de Garantías) Todo producto cuya garantía sea igual o mayor a 1 mes (1M), del cual Netcorp sea el directo responsable por su garantía; es decir que no cuenta con la garantía de un Centro Técnico Autorizado, y sea ingresado a R.M.A pasado este tiempo (1 Mes), Netcorp enviará el producto al Fabricante o Proveedor, debiendo el Cliente esperar su devolución un tiempo entre 30 a 45 días. En estos casos la reparación o reposición del producto en cuestión dependerá del Fabricante. Netcorp actúa en ente punto como un intermediario de la garantía corriendo con todos los gastos de envío de ida y vuelta del producto.
10) Con la Autorización de RMA el Cliente, podrá pasar al Dpto. de RMA para el procedimiento de la entrega o cambio, antes por CAJA si tuviera que aumentar alguna diferencia en caso de cambio de producto, y finalmente por Almacén para la salida respectiva del nuevo ítem. En este punto el Cliente será guiado por el encargado de RMA.
El término R.M.A. es la sigla en inglés para Return Merchandise Authorization, que significa Autorización de Devolución o Re-Cambio de Mercadería. Si Latinizamos el término, podríamos animarnos a ponerlo así: RMA = Reposición de Mercadería Adquirida.
El Término D.O.A. es también una sigla inglesa: Death On Arrival, y que significa “Muerto al llegar” o “Muerto a su arrivo”. Este término se aplica a productos que tienen defectos de fábrica y nunca llegaron a funcionar.
Para el Proceso de RMA se deben tomar en cuenta las Políticas de Garantía de Netcorp, y partiendo de ellas podemos agregar que:
NETCORP es Representante y Distribuidor Autorizado de los productos que vende y el fabricante es el responsable de sus garantías. NETCORP tramitará dicha garantía con el respectivo fabricante para su reparación o reposición según sus normas y revisiones técnicas pertinentes, o por cuenta propia según el caso y el producto.
En ningún caso NETCORP es responsable por el funcionamiento, compatibilidad, duración o uso de los productos vendidos. Algunos productos cuentan con Centros Autorizados de Servicio Técnico los cuales son los encargados y responsables de la reparación o reposición de un producto en cuestión y su garantía correspondiente. NETCORP no está autorizado a revisar, reparar o reponer en la mayoría de los casos dichos productos, cuyos fabricantes cuenten con un Centro Técnico Autorizado, tan sólo a remitirlos a sus Centros Técnicos Autorizados respectivos, los mismos que se harán cargo de su garantía. Estos casos serán especificados detalladamente por cada Fabricante en sus diferentes líneas de productos.
No se aceptan devoluciones de ningún tipo, aun cuando el producto esté defectuoso (salvo ciertas excepciones claramente especificadas como D.O.A.) o no sea compatible con otros productos del Cliente. Estos casos seguirán el proceso normal de RMA:
1) El Cliente entrega el producto al Encargado de RMA.
2) El Encargado de RMA debe exigir al Cliente la Nota de Venta de dicho producto, constatar el Número de Serie (Serial) con la Nota y verificar que se encuentre dentro del periodo de garantía, verificar sellos y otros requerimientos para que el producto pueda aplicar a entrar en el proceso de RMA. El producto debe estar en buen estado y con todos sus accesorios, no presentar golpes, raspones, etc., ni seña alguna haber sufrido un daño por mal manipuelo o utilización.)
3) El encargado de RMA revisa en presencia del Cliente el buen estado del producto, así como de los sellos de seguridad y garantía. A su vez verificará que el producto no esté alterado, golpeado o “rayado”. Cualquier anomalía en el producto lo dejará automáticamente fuera de garantía.
4) El Cliente deberá entregar el producto con todos sus accesorios tal cual fue entregado en Almacén (caja, manuales, drivers, cables, etc), para que el ingreso del producto a RMA sea procedente.
5) El Encargado de RMA crea una nueva Nota de RMA para el producto con la Nota de Venta presentada por el Cliente y se establece una Entrega Estimada. Todo producto que ingresa a RMA debe ser sometido a revisión por el Dpto. Técnico en conjunto con Almacén en algunos casos, teniendo esto un tiempo de espera a determinarse según la carga de trabajo del Dpto. Técnico.
6) El Producto pasa a una verificación y revisión por un Técnico designado por el Encargado de RMA. Dicha revisión tiene un plazo máximo de 24 horas o según la disponibilidad de tiempo del Departamento Técnico, para dar su informe correspondiente al encargado de RMA para la toma de decisión en el proceso de RMA. En este punto el Técnico asignado elabora un Informe Técnico correspondiente a la Nota de RMA.
7) Si el producto es devuelto antes de las 48hrs. y no hay ningún indicio de maltrato, o daño inflingido por el usuario como en los puntos anteriormente mencionados y en las políticas de garantía, el producto será considerado DOA (Death On Arrival = Falla de Fábrica) y se procederá a generar una Autorización para RMA del producto (previa revisión técnica), sujeta a los niveles de Stock o a los acordados con el Cliente (o cambio por otro producto similar). Caso contrario se procederá a enviar el producto al Fabricante para aplicar a su garantía, si este cuenta con un Centro Técnico Autorizado.
8) El reemplazo de la mercadería siempre estará sujeta a los niveles de stock de NETCORP, o a las disposiciones de los Centros Técnicos Autorizados según sea el caso.
9) (Del punto 15 de las Políticas de Garantías) Todo producto cuya garantía sea igual o mayor a 1 mes (1M), del cual Netcorp sea el directo responsable por su garantía; es decir que no cuenta con la garantía de un Centro Técnico Autorizado, y sea ingresado a R.M.A pasado este tiempo (1 Mes), Netcorp enviará el producto al Fabricante o Proveedor, debiendo el Cliente esperar su devolución un tiempo entre 30 a 45 días. En estos casos la reparación o reposición del producto en cuestión dependerá del Fabricante. Netcorp actúa en ente punto como un intermediario de la garantía corriendo con todos los gastos de envío de ida y vuelta del producto.
10) Con la Autorización de RMA el Cliente, podrá pasar al Dpto. de RMA para el procedimiento de la entrega o cambio, antes por CAJA si tuviera que aumentar alguna diferencia en caso de cambio de producto, y finalmente por Almacén para la salida respectiva del nuevo ítem. En este punto el Cliente será guiado por el encargado de RMA.
PROCESO DE R.M.A.
El término R.M.A. es la sigla en inglés para Return Merchandise Authorization, que significa Autorización de Devolución o Re-Cambio de Mercadería. Si Latinizamos el término, podríamos animarnos a ponerlo así: RMA = Reposición de Mercadería Adquirida.
El Término D.O.A. es también una sigla inglesa: Death On Arrival, y que significa “Muerto al llegar” o “Muerto a su arrivo”. Este término se aplica a productos que tienen defectos de fábrica y nunca llegaron a funcionar.
Para el Proceso de RMA se deben tomar en cuenta las Políticas de Garantía de Netcorp, y partiendo de ellas podemos agregar que:
NETCORP es Representante y Distribuidor Autorizado de los productos que vende y el fabricante es el responsable de sus garantías. NETCORP tramitará dicha garantía con el respectivo fabricante para su reparación o reposición según sus normas y revisiones técnicas pertinentes, o por cuenta propia según el caso y el producto.
En ningún caso NETCORP es responsable por el funcionamiento, compatibilidad, duración o uso de los productos vendidos. Algunos productos cuentan con Centros Autorizados de Servicio Técnico los cuales son los encargados y responsables de la reparación o reposición de un producto en cuestión y su garantía correspondiente. NETCORP no está autorizado a revisar, reparar o reponer en la mayoría de los casos dichos productos, cuyos fabricantes cuenten con un Centro Técnico Autorizado, tan sólo a remitirlos a sus Centros Técnicos Autorizados respectivos, los mismos que se harán cargo de su garantía. Estos casos serán especificados detalladamente por cada Fabricante en sus diferentes líneas de productos.
No se aceptan devoluciones de ningún tipo, aun cuando el producto esté defectuoso (salvo ciertas excepciones claramente especificadas como D.O.A.) o no sea compatible con otros productos del Cliente. Estos casos seguirán el proceso normal de RMA:
1) El Cliente entrega el producto al Encargado de RMA.
2) El Encargado de RMA debe exigir al Cliente la Nota de Venta de dicho producto, constatar el Número de Serie (Serial) con la Nota y verificar que se encuentre dentro del periodo de garantía, verificar sellos y otros requerimientos para que el producto pueda aplicar a entrar en el proceso de RMA. El producto debe estar en buen estado y con todos sus accesorios, no presentar golpes, raspones, etc., ni seña alguna haber sufrido un daño por mal manipuelo o utilización.)
3) El encargado de RMA revisa en presencia del Cliente el buen estado del producto, así como de los sellos de seguridad y garantía. A su vez verificará que el producto no esté alterado, golpeado o “rayado”. Cualquier anomalía en el producto lo dejará automáticamente fuera de garantía.
4) El Cliente deberá entregar el producto con todos sus accesorios tal cual fue entregado en Almacén (caja, manuales, drivers, cables, etc), para que el ingreso del producto a RMA sea procedente.
5) El Encargado de RMA crea una nueva Nota de RMA para el producto con la Nota de Venta presentada por el Cliente y se establece una Entrega Estimada. Todo producto que ingresa a RMA debe ser sometido a revisión por el Dpto. Técnico en conjunto con Almacén en algunos casos, teniendo esto un tiempo de espera a determinarse según la carga de trabajo del Dpto. Técnico.
6) El Producto pasa a una verificación y revisión por un Técnico designado por el Encargado de RMA. Dicha revisión tiene un plazo máximo de 24 horas o según la disponibilidad de tiempo del Departamento Técnico, para dar su informe correspondiente al encargado de RMA para la toma de decisión en el proceso de RMA. En este punto el Técnico asignado elabora un Informe Técnico correspondiente a la Nota de RMA.
7) Si el producto es devuelto antes de las 48hrs. y no hay ningún indicio de maltrato, o daño inflingido por el usuario como en los puntos anteriormente mencionados y en las políticas de garantía, el producto será considerado DOA (Death On Arrival = Falla de Fábrica) y se procederá a generar una Autorización para RMA del producto (previa revisión técnica), sujeta a los niveles de Stock o a los acordados con el Cliente (o cambio por otro producto similar). Caso contrario se procederá a enviar el producto al Fabricante para aplicar a su garantía, si este cuenta con un Centro Técnico Autorizado.
8) El reemplazo de la mercadería siempre estará sujeta a los niveles de stock de NETCORP, o a las disposiciones de los Centros Técnicos Autorizados según sea el caso.
9) (Del punto 15 de las Políticas de Garantías) Todo producto cuya garantía sea igual o mayor a 1 mes (1M), del cual Netcorp sea el directo responsable por su garantía; es decir que no cuenta con la garantía de un Centro Técnico Autorizado, y sea ingresado a R.M.A pasado este tiempo (1 Mes), Netcorp enviará el producto al Fabricante o Proveedor, debiendo el Cliente esperar su devolución un tiempo entre 30 a 45 días. En estos casos la reparación o reposición del producto en cuestión dependerá del Fabricante. Netcorp actúa en ente punto como un intermediario de la garantía corriendo con todos los gastos de envío de ida y vuelta del producto.
10) Con la Autorización de RMA el Cliente, podrá pasar al Dpto. de RMA para el procedimiento de la entrega o cambio, antes por CAJA si tuviera que aumentar alguna diferencia en caso de cambio de producto, y finalmente por Almacén para la salida respectiva del nuevo ítem. En este punto el Cliente será guiado por el encargado de RMA.
El término R.M.A. es la sigla en inglés para Return Merchandise Authorization, que significa Autorización de Devolución o Re-Cambio de Mercadería. Si Latinizamos el término, podríamos animarnos a ponerlo así: RMA = Reposición de Mercadería Adquirida.
El Término D.O.A. es también una sigla inglesa: Death On Arrival, y que significa “Muerto al llegar” o “Muerto a su arrivo”. Este término se aplica a productos que tienen defectos de fábrica y nunca llegaron a funcionar.
Para el Proceso de RMA se deben tomar en cuenta las Políticas de Garantía de Netcorp, y partiendo de ellas podemos agregar que:
NETCORP es Representante y Distribuidor Autorizado de los productos que vende y el fabricante es el responsable de sus garantías. NETCORP tramitará dicha garantía con el respectivo fabricante para su reparación o reposición según sus normas y revisiones técnicas pertinentes, o por cuenta propia según el caso y el producto.
En ningún caso NETCORP es responsable por el funcionamiento, compatibilidad, duración o uso de los productos vendidos. Algunos productos cuentan con Centros Autorizados de Servicio Técnico los cuales son los encargados y responsables de la reparación o reposición de un producto en cuestión y su garantía correspondiente. NETCORP no está autorizado a revisar, reparar o reponer en la mayoría de los casos dichos productos, cuyos fabricantes cuenten con un Centro Técnico Autorizado, tan sólo a remitirlos a sus Centros Técnicos Autorizados respectivos, los mismos que se harán cargo de su garantía. Estos casos serán especificados detalladamente por cada Fabricante en sus diferentes líneas de productos.
No se aceptan devoluciones de ningún tipo, aun cuando el producto esté defectuoso (salvo ciertas excepciones claramente especificadas como D.O.A.) o no sea compatible con otros productos del Cliente. Estos casos seguirán el proceso normal de RMA:
1) El Cliente entrega el producto al Encargado de RMA.
2) El Encargado de RMA debe exigir al Cliente la Nota de Venta de dicho producto, constatar el Número de Serie (Serial) con la Nota y verificar que se encuentre dentro del periodo de garantía, verificar sellos y otros requerimientos para que el producto pueda aplicar a entrar en el proceso de RMA. El producto debe estar en buen estado y con todos sus accesorios, no presentar golpes, raspones, etc., ni seña alguna haber sufrido un daño por mal manipuelo o utilización.)
3) El encargado de RMA revisa en presencia del Cliente el buen estado del producto, así como de los sellos de seguridad y garantía. A su vez verificará que el producto no esté alterado, golpeado o “rayado”. Cualquier anomalía en el producto lo dejará automáticamente fuera de garantía.
4) El Cliente deberá entregar el producto con todos sus accesorios tal cual fue entregado en Almacén (caja, manuales, drivers, cables, etc), para que el ingreso del producto a RMA sea procedente.
5) El Encargado de RMA crea una nueva Nota de RMA para el producto con la Nota de Venta presentada por el Cliente y se establece una Entrega Estimada. Todo producto que ingresa a RMA debe ser sometido a revisión por el Dpto. Técnico en conjunto con Almacén en algunos casos, teniendo esto un tiempo de espera a determinarse según la carga de trabajo del Dpto. Técnico.
6) El Producto pasa a una verificación y revisión por un Técnico designado por el Encargado de RMA. Dicha revisión tiene un plazo máximo de 24 horas o según la disponibilidad de tiempo del Departamento Técnico, para dar su informe correspondiente al encargado de RMA para la toma de decisión en el proceso de RMA. En este punto el Técnico asignado elabora un Informe Técnico correspondiente a la Nota de RMA.
7) Si el producto es devuelto antes de las 48hrs. y no hay ningún indicio de maltrato, o daño inflingido por el usuario como en los puntos anteriormente mencionados y en las políticas de garantía, el producto será considerado DOA (Death On Arrival = Falla de Fábrica) y se procederá a generar una Autorización para RMA del producto (previa revisión técnica), sujeta a los niveles de Stock o a los acordados con el Cliente (o cambio por otro producto similar). Caso contrario se procederá a enviar el producto al Fabricante para aplicar a su garantía, si este cuenta con un Centro Técnico Autorizado.
8) El reemplazo de la mercadería siempre estará sujeta a los niveles de stock de NETCORP, o a las disposiciones de los Centros Técnicos Autorizados según sea el caso.
9) (Del punto 15 de las Políticas de Garantías) Todo producto cuya garantía sea igual o mayor a 1 mes (1M), del cual Netcorp sea el directo responsable por su garantía; es decir que no cuenta con la garantía de un Centro Técnico Autorizado, y sea ingresado a R.M.A pasado este tiempo (1 Mes), Netcorp enviará el producto al Fabricante o Proveedor, debiendo el Cliente esperar su devolución un tiempo entre 30 a 45 días. En estos casos la reparación o reposición del producto en cuestión dependerá del Fabricante. Netcorp actúa en ente punto como un intermediario de la garantía corriendo con todos los gastos de envío de ida y vuelta del producto.
10) Con la Autorización de RMA el Cliente, podrá pasar al Dpto. de RMA para el procedimiento de la entrega o cambio, antes por CAJA si tuviera que aumentar alguna diferencia en caso de cambio de producto, y finalmente por Almacén para la salida respectiva del nuevo ítem. En este punto el Cliente será guiado por el encargado de RMA.
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